Kommunikationstraining: So geht es richtig!

„Wir haben zwei Ohren aber nur einen Mund, wir sollten weniger sprechen und mehr zuhören“

85 Prozent dessen, was wir wissen, haben wir durch Zuhören gelernt.

Rund 70 Prozent unseres Tages verbringen wir mit irgendeiner Kommunikationsform, das belegen Studien. Davon entfallen 45 Prozent aufs Zuhören, 30 Prozent aufs Reden, 16 Prozent aufs Lesen und 9 Prozent aufs Schreiben. Doch beweisen Studien auch, dass wir leider schlechte Zuhörer sind. Wenn das Zuhören so wichtig ist, stimmt es nachdenklich, dass ihm so wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird. Zahlreiche Trainer und viele Ratgeber-Bücher beschäftigen sich damit, wie man mitreißende Reden halten kann. Aber es gibt so gut wie keine Seminare, Trainings oder Bücher über besseres Zuhören.

Kommunkationstraining - So funktioniert es

  1. Gründe, warum wir nicht besonders gut zuhören
  2. Was bewirkt es?
  3. Smalltalk
  4. Stellen Sie offene Fragen
  5. Wählen Sie das richtige Thema
  6. Interessante Themen für Smalltalk finden
  7. Wie beende ich höflich ein Gespräch?

Es gibt in der Tat viele Gründe dafür, warum wir nicht besonders gut zuhören:

  • Ablenkung
  • Zeitdruck
  • Anderweitig beschäftigt
  • Mehrere Dinge gleichzeitig erledigen
  • Unsere Aufnahmefähigkeit ist überstrapaziert
  • Erschöpfung
  • Erwartung etwas Bestimmtes zu hören
  • Beurteilung während des Hörens über das Gesagte
  • Wir glauben bereits zu wissen, was gesagt wird
  • Mit eigener Antwort beschäftigt
  • Überlegung einer Erwiderung oder Entgegnung
  • Wir lassen den anderen nicht ausreden
  • Verteidigung, weil wir uns angegriffen fühlen

Es gibt also viele  Gründe, nicht gut zuzuhören. Die meisten Menschen finden es gut, wenn ihnen zugehört wird. Doch ist es meistens anders. Denn gerade darauf muss man beim Kommunikationstraining dringend achten.

Kommunikationstraining: Was bewirkt es?

Zuhören ist eine Kunst. Die Fähigkeit, gut zuhören zu können, ist ein machtvolles Mittel, persönliche und berufliche Beziehungen zu verbessern.

  •  Wertschätzung des Gegenüber und seines Anliegens
  • Stärkung von Beziehungen
  • Vergrößert Kenntnisse und Wissen
  • Einfache, effektive Verständigung
  • Verstärkt Vertrautheit
  • Besseres Selbstvertrauen
  • Verringert Anspannung und Stress
  • Erhöht gegenseitiges Vertrauen
  • Vermeidung von Missverständnissen
  • Förderung von Wohlbefinden
  • Stärkt persönlichen Einfluss
  • Stärkung der Glaubwürdigkeit

Wichtig beim Kommunikationstraining für den Feedback-Geber:

  • Rückmeldung zu bekommen ist für viele Menschen ungewohnt.

Deswegen ist es wichtig, sich zu vergewissern, ob das Feedback erwünscht ist. Ich kann es direkt erfragen. Außerdem sollte nur so viel gesagt werden, wie der/die andere auch bereit ist anzunehmen.

Sollte mein Feedback nicht willkommen sein, empfiehlt es sich, es zu verschieben oder vielleicht sogar ganz darauf zu verzichten.

  • Jede Wahrnehmung ist subjektiv: ICH sehe, höre und fühle. Deswegen ist es hilfreich, immer von meiner eigenen Wahrnehmung zu sprechen, also immer von „ich“ und „mir“.
  • Jedes Verhalten verfolgt einen positiven Zweck. Und jeder Mensch hat gute Gründe für sein Verhalten. Deswegen ist es nützlich, zurückzumelden, was mir positiv aufgefallen ist, und darüber meine Anerkennung auszusprechen
  • Der Sinn des Feedback-Gebens ist die Wirkung auf mein Gegenüber. Deswegen kann es nützlich sein, meinem Gegenüber mitzuteilen, welches Verhalten ich passender oder angemessener empfinde.

Kommunikationstraining zum Thema Smalltalk

Beim Kommunikationstraining ist der Faktor Smalltalk oftmals sehr entscheidend. Manchmal laufen Gespräche wie von selbst. Der Smalltalk macht Spaß und Sie fühlen sich wohl. Doch es gibt leider auch Situationen, in denen ein Gespräch ins Stocken gerät oder in einem peinlichen Schweigen endet. Sie fühlen sich unwohl und würden am liebsten gehen.

Geschlossene Fragen (Ja- Nein-Fragen) eröffnen nur wenig Antwortmöglichkeiten. Daher hat Ihr Gesprächspartner kaum eine Chance etwas zu äußern, was ihn wirklich bewegt und das Gespräch lebendig machen würde. Beispiele für geschlossene Fragen sind:

  • Entscheidungsfragen: Hier werden Entscheidungen erfragt, die lediglich mit “Ja” oder “Nein” beantwortet werden können – Beispiel: “Gefällt es Ihnen hier?”
  • Alternativfragen: Hier handelt es sich um Entweder-Oder-Fragen. Damit gibt man dem Gesprächspartner nur zwei Möglichkeiten zu antworten. Ein Beispiel: “Trinken Sie lieber Wein oder Bier?” Natürlich kann es passieren, dass er sich für keine der beiden – oder beide – Alternativen entscheidet. Doch hier wird das Thema von vornherein zu eng gesetzt, um zu interessanteren Inhalten zu führen.
  • Paraphrasierende Fragen: Hier reformuliert man lediglich die Worte des Anderen, ohne eigene Anregungen zu geben. Ein Beispiel: “Habe ich Sie richtig verstanden, dass Sie sich über gekühlte Getränke freuen würden?”

Geschlossene Fragen sind wichtig und für jede Kommunikation notwendig. Achten Sie darauf, dass ein Gespräch nicht zu zäh verläuft, dann sollte man sie vermeiden. Auch dies ist also ein wichtiger Bestandteil des Kommunikationstrainings

Kommunikationstraining: Stellen Sie offene Fragen!

Offene Fragen geben Ihrem Gesprächspartner einen großen Raum für eigene Interessen. Da sie nicht mit “Ja” oder “Nein” beantwortet werden können, steigen die Chancen Ihres Gesprächspartners etwas Neues zu äußern, was ihn interessiert oder wichtig ist.

Bei offenen Fragen handelt es sich um sogenannte W-Fragen, also Fragen, die mit einem Fragewort (Anfangsbuchstaben “W”) beginnen:

  • Warum-Fragen: Sie fragen nach dem Grund einer Überzeugung oder Handlung, z. B. “Warum ist es Ihnen wichtig, dass …?”
  • Wie-Fragen: Sie fragen nach der genaueren Art und Weise eines Ereignisses oder Handlung, “Wie sind Sie zu diesem interessanten Hobby gekommen?”
  • Wozu-Fragen: Sie fragen nach einer Absicht bzw. einem Ziel, z. B. “Wozu sollte man dies oder jenes tun?”
  • Was-Fragen: Sie fragen nach Handlungen, Ereignissen oder Zuständen, z. B. “Was ist Ihnen an dieser AUnternehmung so wichtig?”

W-Fragen eignen sich besonders gut, um ein Gesprächsverlauf in Fluss zu bringen.

Kommunikationstraining: Wählen Sie das richtige Thema

Vermeiden Sie Themen, die leicht zu hitzigen Diskussionen führen oder anderweitig eskalieren könnten. Gehen Sie bedacht und vorsichtig mit folgenden Themen um:

  • Politische Meinungen: Hier können sich die Fronten sehr schnell verhärten und unterschiedliche Meinungen aufeinander prallen.
  • Todes- oder Krankheitsfälle: Sie führen zur gedrückten Stimmung.
  • Religiöse Themen:  Schnell prallen unterschiedliche Weltbilder aufeinander oder man wird ungewollt missioniert.

Natürlich spielt der Kontext (Ort und Umstände) des Gesprächs eine wichtige Rolle für die Themenwahl. In einem Krankenhaus ist es völlig normal über Krankheiten zu sprechen – bei einer Betriebsfeier jedoch nicht. Hier kann man sich schon vorher überlegen, welche Themen zu welchen Anlässen angemessen sind.

Kommunikationstraining: Interessante Themen für den Smalltalk finden…

Fragen Sie den Gesprächspartner nach seinem Hobby oder seinen Interessen. Normalerweise erzählen auch schüchterne Menschen gerne von sich selbst, wenn ihr “Lieblingsthema” angesprochen wird. Gerade bei ungewöhnlichen Hobbys erhält man damit oft spannende Gesprächsthemen oder Informationen, die wirklich wissenswert sind. Wer seinen Gesprächspartner wenig bis gar nicht kennt, kann ihn auch ganz offen nach Themen fragen, die ihn besonders interessieren bzw. mit denen er sich gerne beschäftigt.Falls Sie das Thema selbst nicht kennen oder beherrschen, stellen Sie Fragen. Viele Menschen erklären gerne ihr Steckenpferd und freuen sich, dass sich jemand anderes dafür interessiert.

Sie müssen mit der Zeit ein Gefühl dafür entwickeln, inwieweit Sie persönliche Fragen stellen können. Einem Unbekannten oder Vorgesetzten stellt man besser allgemeine Fragen. Kennen Sie eine Person jedoch schon etwas näher, können Sie auch persönlichere Fragen nach deren Befinden, Wünschen, Zielen, Familie, Freunde oder Problemen stellen. Manche Menschen erzählen gerne etwas über ihren Beruf. Immerhin verbringen sie viel Zeit damit und sind auf die eigenen Leistungen stolz. Hier sollten Sie feinfühlig testen, ob der Gesprächspartner das Thema begeistert annimmt oder froh ist einmal nichts von der Arbeit erzählen zu müssen. Denken Sie immer daran, dass jedes Gespräch von Ihrer Teilnahme, Ihrem Interesse und Ihrer Begeisterung lebt! Ohne diese innere Einstellung ist jede gute Technik nur formal und fade.

Kommunikationstraining: Wie beende ich höflich ein Gespräch?

  1. Sie entscheiden den Zeitpunkt der Verabschiedung!

Meist wird einseitig dem Gesprächspartner die Schuld gegeben. Sicher findet man immer wieder Menschen, die gerne viel reden und kein Ende finden. Dennoch liegt es bei Ihnen,  ein Gespräch “rechtzeitig” zu beenden. Es ist keine Option, einfach abzuwarten. Sie selbst müssen schon die Initiative ergreifen und in die Aktion gehen.

  1. Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor!

Oft weiß man vorher genau, welche Gesprächspartner schwierig sind.

Folgende Überlegungen gehören zur Vorbereitung:

  • Nutzen eines Gesprächs: Was wollen Sie mit dem Gespräch erreichen? Warum wollen Sie die Person besuchen? Machen Sie sich den Nutzen bewusst.
  • Inhalte eines Gesprächs: Überlegen Sie sich, welche Themen Sie mit der Person besprechen wollen, welche Fragen Sie an sie stellen werden. Damit ist eine Voraussetzung geschaffen, im Gespräch und beim Abschied aktiv zu werden.
  • Dauer des Gesprächs: Wie viel Zeit wollen Sie mit der Person verbringen? Setzen Sie sich einen Zeitrahmen. Behalten Sie bei der Festlegung der Zeit Ihren persönlichen Nutzen im Auge. Der Zeitrahmen sollte realistisch sein, um das Ziel des Gesprächs zu erreichen.
  • Mögliche Hindernisse: Welche Hindernisse können bei einer Verabschiedung auftreten? Ein Beispiel: Die Person wird Sie überreden wollen länger zu bleiben. Vielleicht hat sie ein Abendessen vorbereitet oder eine weitere “dringliche Sache” zu besprechen. Hier müssen Sie lernen “Nein” zu sagen und den Abschied höflich – aber bestimmt – zu begründen.
  1. Gesprächszeit kommunizieren

Informieren Sie Ihren Gesprächspartner möglichst früh, wie viel Zeit Sie sich nehmen können oder wollen. So kann er sich auf den Abschied angemessen einstellen und wird nicht durch einen plötzlichen Gesprächsabbruch überrascht.

  1. Verabschiedung ankündigen

Kündigen Sie Ihren Abschied – z. B. 15 Minuten vorher – an. Damit leiten Sie das Ende ein und der Gesprächspartner hat noch Gelegenheit etwas Wichtiges anzusprechen.

  1. Körpersprache zur Verabschiedung einsetzen

Sie sollten nicht nur verbal ankündigen, dass Sie sich verabschieden wollen. Wer gemütlich sitzen bleibt, signalisiert gegenüber dem Gesprächspartner weiterhin “eine Gesprächssituation”.

Sie könnten einfach aufstehen, Ihre Sachen zusammensuchen und damit signalisieren, das die “Besuchszeit” zu Ende ist. Somit kündigen Sie die kommende Verabschiedung an.  Dies unterstreicht auch Ihre Entschlossenheit und Glaubwürdigkeit. Man kann dies zusätzlich mit Aussagen “Nun wird es für mich Zeit zu gehen, da ich noch XY vorhabe.

Nehmen Sie sich auf dem Weg zur Tür Zeit, das Gespräch zum Abschluss zu bringen. Wenn Sie höflich und entschlossen sind, erleichtert das beiden Seiten das Gesprächsende zu akzeptieren.

  1. Schlussformeln zur Verabschiedung nutzen

Bedanken Sie sich für die Einladung, den Besuch oder das Gespräch. Beispiele könnten sein: “Ich danke dir für den interessanten Nachmittag und freue mich auf ein Wiedersehen” oder: “Es war schön dich wiederzusehen. Wenn ich zu Hause bin, schicke ich dir eine SMS, dass ich gut angekommen bin …” Sie können auch Ihr Interesse am bisherigen Gespräch zum Ausdruck bringen, z. B. “Deine Beschreibung über den Urlaub in Italien, fand ich sehr interessant …” Damit fassen Sie den Inhalt des Gesprächs zusammen und leiten den Abschied ein.

  1. Abschied nehmen

Beachten Sie in dieser letzten Phase des Kommunmikationstrainingsfolgende Regeln:

  • Fangen Sie nicht an über “neue” Themen zu sprechen, gehen Sie nicht mehr auf Gesprächsangebote des anderen ein.
  • Unterbrechen Sie höflich die Versuche, ein neues Gesprächsthema zu beginnen. Beispiel: “Das finde ich sehr interessant. Wir können dieses Thema beim nächsten Mal besprechen, doch jetzt muss ich mich verabschieden.
  • Verabschieden Sie sich aktiv, indem Sie dem anderen die Hand reichen.
  • Bewegen Sie sich Richtung Haustür des Gastgebers bzw. bringen Sie Ihren Besuch zur Haustüre.

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